Zadania w Nozbe

Czym jest zadanie?

Zadanie to pojedyncza rzecz, której zrobienie wymaga wykonania jednego kroku.

Wszystko, co możesz zwykle zrobić za jednym razem, może być zadaniem: podlanie kwiatów, przygotowanie raportu, albo zakup prezentu dla Twojego współpracownika.

Jak dodać nowe zadanie?

Przejdź do Priorytetów, Pojedynczych zadań, dowolnego Projektu lub Tagu i kliknij przycisk „+” znajdujący się w prawym dolnym rogu. Otworzy się pole dodawania zadań.

Wpisz nazwę swojego zadania i potwierdź jego dodawanie przy pomocy klawisza Enter lub naciskając strzałkę po prawej stronie tego pola. Zadanie zostanie utworzone w danym widoku.

Postaraj się wypełnić projekty konkretnymi, wykonywalnymi zadaniami. Dzięki temu Twój zespół będzie wiedział, co dokładnie trzeba zrobić, aby popchnąć sprawy do przodu.

Jeśli utworzysz zadanie z poziomu swojego widoku Priorytetów, jego lokalizacja zostanie automatycznie ustawiona na listę Pojedynczych zadań.

Parametry zadania

Tworząc nowe zadanie, warto dodać do niego różne szczegóły.

Możesz:

1. określić, czy zadanie ma się znajdować na górze czy na dole listy zadań,
2. przypisać zadanie innej osobie,
3. użyć hasztagu, by ustawić dodatkowe parametry (projekt, powtarzalność, tagi itp.)
4. dodać termin wykonania zadania,
5. ustawić przypomnienie,
6. oznaczyć zadanie gwiazdką, by stało się Priorytetem.

Naciśnij strzałkę po prawej stronie, aby potwierdzić dodawanie zadania.

Jeśli zapomnisz wprowadzić parametry przed dodaniem zadania, nie martw się - możesz w każdej chwili zmienić szczegóły swoich zadań.

Wskazówka: współdzielenie pojedynczych zadań

W Nozbe możesz współdzielić pojedyncze zadanie z innym członkiem zespołu lub kimkolwiek na świecie. Dowiedz się, jak współdzielić pojedyncze zadania

Ustawianie parametrów za pomocą hasztagów

Możesz używać hasztagów do szybkiego ustawiania parametrów zadania. Wystarczy, że wpiszesz ‘#’ po nazwie zadania lub naciśniesz ‘#’ w polu dodawania zadania, i zobaczysz wszystkie dostepne opcje.

Jeśli lista jest za długa, zacznij wpisywać nazwę parametru (np. ‘kw’ dla ‘kwiecień’). Lista sugestii się wówczas automatycznie dostosuje i skróci do odpowiednich opcji.

Powtarzalność zadań

Jeśli chcesz określić, jak często dane zadanie powinno się odnawiać, musisz mu najpierw dodać termin wykonania. Wtedy będzie możliwe wybranie jednej z dostępnych opcji powtarzalności. Od wybranej daty zależeć będą terminy powtarzania się tego zadania.

Kiedy dodajesz nowe zadanie, możesz dodać powtarzalność poprzez kliknięcie na małą ikonkę kalendarza. Wtedy tylko trzeba wybrać datę rozpoczęcia powtarzalności i jak częstotliwość powtarzania się dodawanego zadania.

Możesz także ustawić tę opcję w szczegółach zadania:

Opcje powtarzalności

Obecnie możesz wybrać powtarzalność zadania z poniższych dostępnych opcji:

• Codziennie
• Co 2 dni
• Co 3 dni
• Co tydzień w … (np. poniedziałek)
• Każdego X dnia miesiąca: aby określić, że zadanie powinno być powtarzane, np. w każdy drugi poniedziałek miesiąca
• W dni robocze
• Co tydzień
• Co 2 tygodnie
• Co 3 tygodnie
• Co 4 tygodnie
• Co miesiąc
• Co 2 miesiące
• Co 3 miesiące
• Co 6 miesięcy
• Co rok

Mechanizm powtarzania zadań

Obecnie aktywną wersję zadania powtarzalnego nazywamy zadaniem głównym.

Gdy Twoje zadanie się odnowi, Nozbe utworzy zadanie historyczne z ostatnim ukończonym powtórzeniem danego zadania. Będzie ono zawierało stan wszystkich przypiętych komentarzy (na przykład ostatni stan listy kontrolnej, zanim to zadanie zostało ukończone), oraz z nieprzypiętych komentarzy z danego powtórzenia, dodanych do tego zadania pomiędzy najnowszym powtórzeniem a poprzednim. Dzięki temu możesz sprawdzić, jaki był stan zadania przed momentem jego ukończenia. Możesz uzyskać dostęp do zadania historycznego z poziomu listy zadań ukońzonych w odpowiednim projekcie, albo w widoku kalendarza.

Listy kontrolne w zadaniach powtarzalnych

Jeśli Twoje powtarzające się zadanie zawiera komentarz z listą kontrolną, to jej stan przy każdym powtórzeniu tego zadania będzie zależeć od faktu, czy dany komentarz jest przypięty, czy nie jest przypięty.

Gdy komentarz zawierający listę kontrolną nie jest przypięty, to postęp w danej liście kontrolnej zostanie zachowany przy każdym odnowieniu tego zadania. Oznacza to, że jeśli odhaczysz część z punktów na liście kontrolnej, to jej stan pozostanie zapisany. W kolejnej wersji tego zadania zobaczysz listę kontrolną w takim stanie, w jakim została ona pozostawiona przed ukończeniem poprzedniej wersji tego zadania.

Jeżeli jednak komentarz zawierający listę kontrolną jest przypięty, to Nozbe zresetuje postęp w tej liście przy każdym powtórzeniu danego zadania. Lista kontrolna będzie zawsze zresetowana w kolejnych zadaniach głównych.

Możesz sprawdzić stan listy kontrolnej z poprzedniego powtórzenia tego zadania w zadaniu historycznym.

Jak edytować nowe zadanie?

Po utworzeniu zadania, możesz zmienić jego parametry:

1. Kliknij tutaj, aby zmienić projekt, do którego zadanie jest przypisane.
2. Jeśli utworzysz zadanie we współdzielonym projekcie lub przeniesiesz je do takiego projektu, naciśnij ten przycisk, aby delegować je innej osobie.
3. Możesz również ustawić termin wykonania zadania.
4. Jeśli projekt jest podzielony na sekcje, możesz przypisać dane zadanie do sekcji.
5. Dodaj tag do zadania.
6. Jeśli nie chcesz przegapić terminu wykonania zadania, ustaw dla niego przypomnienie. Otrzymasz wówczas powiadomienie o zbliżającym się terminie wykonania zadania.
7. Jeśli włączysz w projekcie Parametry czasu, to tu ustawisz potrzebny czas i przepracowany czas dla swojego zadania.

Po kliknięciu w atrybut, możesz użyć opcji wyszukiwania (ikona lupy). To pomoże Ci odszukać określony projekt, sekcję, tag lub osobę.

Wyszukiwanie jest dostępne dla następujących parametrów:

• lista projektów,
• delegacja,
• lista tagów,
• lista sekcji.

Multi-edycja

Możesz edytować kilka zadań naraz. Aby je wybrać, naciśnij menu projektu (ikonka “…” obok jego nazwy), a następnie na opcję “Wybierz zadania”.

Zaznacz zadania, które chcesz edytować i naciśnij przycisk “Zmień” na dole aplikacji. Jak widzisz, możesz tu zmienić różne parametry zadań.

Możesz zakończyć wybrane zadania, porzucić je, oznaczyć jako priorytety, nieprzeczytane, przesunąć je do innego projektu bądź sekcji, oddelegować je innej osobie, dodać tagi, termin wykonania, czy przypomnienie.

Na koniec zatwierdź swoja zmiany, naciskając przycisk “Gotowe”.

Wskazówka: istnieje także inny, szybszy sposób uruchomienia trybu multi-edycji.

1. Na macOS możesz użyć skrótu ⌘+klik by wybrać zadanie z listy i otworzyć tryb edycji. Następnie możesz kliknąć na inne zadanie by również je wybrać. Możesz także użyć ⌘+klik i wybrać zakres zadań na liście za pomocą ⇧+klik.

2. Na Windowsie możesz zaznaczyć pierwsze zadanie za pomocą skrótu Ctrl+Klik i wejść w ten sposób w tryb edycji. Następnie kliknij na kolejne zadanie, by również je edytować, albo użyć skrótu Shift+Klik na ostatnim zadaniu i w ten sposób zaznaczyć zakres zadań.

Ikony przy zadaniach

Gdy zaczniesz dodawać do swojego zadania parametry albo wykonywać na nim działania, to szybko zauważysz ikony, które pojawią się naokoło jego nazwy na liście zadań.

1. Ta ikona przedstawia projekt, do którego należy to zadanie. Pełne kółko oznacza, że zadanie znajduje się w projekcie otwartym, zaś “pączek” - że zadanie należy do projektu z ograniczonym dostępem. Jeśli obok jego nazwy wyświetla się kłódka, to oznacza to, że tylko Ty masz dostęp do tego projektu.
2. Ta ikona pokazuje, że zadanie należy do określonej sekcji projektu.
3. Dymek informuje, ile komentarzy zostało dodanych do tego zadania.
4. Ikona kalendarza mówi o tym, jaki termin został ustawiony w zadaniu.
5. Jeśli w zadaniu ustawiono powtarzalność, to ta ikona pokaże Ci, ile razy dane zadanie powtórzyło się od momentu jego poprzedniego zakończenia. Jeśli ikona jest jest czerwona, a liczba obok niej jest większa od 1, to oznacza to, że pominięto wykonanie kilku jej powtórzeń.
6. Dzwonek symbolizuje przypomnienia, ustawione przez Ciebie w tym zadaniu. Jeśli ustawiono więcej, niż 1 przypomnienie, to data najbliższego z nich pojawi się obok ikony dzwonka; całkowita liczba pozostałych nadchodzących przypomnień zostanie wyświetlona obok jako “+X”.
7. Ikona stopera przedstawia parametr “potrzebny czas”.
8. Ikona wycinka czasu pokazuje ustawiony w zadaniu parametr “przepracowany czas”.
9. W tym miejscu zobaczysz ikony tagów, przypisanych do tego zadania. Mogą mieć różne kolory i symbole - w zależności od ich ustawień.
10. Jeśli Twoje zadanie pojawiło się w Przychodzących, to możesz użyć pomarańczowego przycisku, by oznaczyć je jako przejrzane, dzięki czemu zniknie z Przychodzących. Wypełniona kolorem gwiazdka oznacza zaś, że zaznaczyłeś to zadanie jako swój Priorytet.
11. Jeżeli w zadaniu jest nowa aktywność, to w prawym górnym rogu zobaczysz niebieską kropkę. Zniknie ona, gdy odczytasz te komentarze.

Jeśli przejdziesz do innego widoku, to w łatwy sposób możesz rozróżnić te zadania, które są obecnie na Twojej liście Przychodzących - nazwa takiego zadania będzie wytłuszczona, a obok niej pojawi się ikona Przychodzących:

Jeśli zapomnisz ukończyć zadanie z ustawionym terminem o czasie, to będzie ono wyświetlane jako przeterminowane. Oznacza to, że jego data zmieni kolor na czerwony, a obok niej pojawi się ikona płomienia:

Jeśli obserwujesz zadanie znajdujące się w projekcie, którego nie obserwujesz, to pod jego nazwą pojawi się niebieska ikona sygnału:

Aktywność w zadaniu

Aktywność w zadaniu wyświetlana jest w formie szarego tekstu pomiędzy komentarzami w zadaniu. Jeśli jakaś osoba wykona zmianę w danym zadaniu, to informacja o tej zmianie ukaże się jako nowa aktywność.

Aby zobaczyć więcej szczegółów na temat wprowadzonej zmiany, naciśnij na daną aktywność. Zobaczysz wówczas informację o tym, kto wykonał daną zmianę, oraz kiedy miała ona miejsce.

Aktywność w zadaniu pokazuje informacje na temat:

• utworzenia, zakończenia, przywrócenia lub porzucenia zadania,
• ustawienia, zmiany lub usunięcia odpowiedzialności,
• ustawienia, zmiany lub usunięcia terminu,
• dodania, zmiany lub usunięcia powtarzalności,
• kolejnego powtórzenia zadania powtarzalnego,
• ustawienia, zmiany lub usunięcia potrzebnego albo poświęconego czasu,
• zmiany nazwy zadania,
• przeniesienia zadania z jednego projektu do drugiego,
• przypisania zadania do sekcji lub usunięcia go z niej,
• dodania, zmiany lub usunięcia taga,
• przyznania, zmiany lub odebrania dostępu do zadania,
• utworzenia lub zmiany komentarza zespołowego.

Jeśli w krótkim czasie wykonano więcej, niż 2 zmiany, to aktywność w zadaniu zostanie podsumowana jako “X zmian” (gdzie “X” reprezentuję liczbę zgrupowanych zmian). Naciśnij na dany tekst, by rozwinąć listę aktywności.

Menu zadania

Aby wyświetlić menu zadania, otwórz zadanie i kliknij w ikonę “…”.

Tutaj możesz:

• oznaczyć zadanie jako nieprzeczytane lub przejrzane,
• przejść do projektu danego zadania,
• Włączyć Parametry czasu. W ten sposób włączysz parametry “Potrzebny czas” i “Przepracowany czas” dla każdego zadania w tym projekcie,
• zmienić nazwę zadania,
• porzucić zadanie,
• usunąć zadanie,
• obserwować: możesz użyć tej opcji, aby śledzić zadania z projektów, których nie śledzisz. Ponadto, jeśli ktoś wspomni Cię w którymś zadaniu lub oddeleguje je Tobie, albo utworzysz to zadanie w projekcie, którego nie obserwujesz, to takie zadanie również zostanie dodane do obserwowanych,
• skopiować link do zadania,
• sklonować zadanie,
• dodać komentarze e-mailem. Gdy klikniesz tę opcję, wyświetli się adres e-mail zadania. Możesz dodawać komentarze do tego zadania, wysyłając je na ten unikalny adres e-mail,
• przejść w tryb pełnoekranowy. Jeśli chcesz się skupić na konkretnym zadaniu, wybierz tę opcję. Zadanie zostanie wyświetlone w trybie pełnoekranowym. Aby wyjść z tego trybu, wystarczy nacisnąć krzyżyk w lewym górnym rogu.

Jak zduplikować zadanie?

Jeśli chcesz sklonować zadanie, otwórz je, kliknij ikonkę “…”, a następnie wybierz opcję “Duplikuj”.

Następnie możesz wpisać nową nazwę kopii zadania i wybrać dodatkowe parametry (określić projekt, sekcję, oraz odpowiedzialność). Możesz też wybrać, czy kopia ma zawierać wszystkie komentarze z oryginalnego zadania, czy tylko przypięte komentarze.

Zatwierdź swój wybór, naciskając przycisk “Duplikuj”.

Kiedy duplikujesz pojedyncze zadanie, jego wszystkie atrybuty także zostaną skopiowane. Oznacza to, że kopia zadania będzie miała takie same przypomnienia, daty, tagi, etc., jak oryginał.

Pierwszy komentarz w duplikacie będzie zawierał link do oryginalnego zadania. Dzięki temu nie zgubisz oryginału.

Pamiętaj, że jeśli zduplikujesz zadanie, staniesz się tym samym autorem kopii. Będziesz też autorem wszystkich komentarzy w nim się znajdujących.

Jak przekształcić zadanie w projekt?

Jeśli zadanie stanie się zbyt skomplikowane lub wymaga wykonania wielu złożonych kroków, możesz przekształcić je w projekt.

Aby to zrobić, otwórz zadanie, a następnie naciśnij ikonę “…” w prawym górnym rogu okna szczegółów zadania. Wybierz opcję “Przekształć w projekt”. Zanim zatwierdzisz swój wybór, możesz wybrać, czy aplikacja powinna przekształcić wszystkie komentarze z oryginalnego zadania, czy tylko te przypięte.

Jak przekształcane jest zadanie

Gdy przekształcisz zadanie w projekt, Nozbe utworzy nowy projekt o tej samej nazwie, co oryginalne zadanie.

W opisie projektu znajdziesz link do oryginalnego zadania, które przekształciłeś w projekt.

Wszystkie punkty z list kontrolnych zostaną zamienione w osobne zadania w nowym projekcie. Punkty, które zostały oznaczone jako wykonane, zostaną przeniesione do nowego projektu jako zakończone zadania.

Pozostałe materiały, takie jak pliki i komentarze tekstowe, zostaną przeniesione do zbiorczych zadań w osobnej sekcji “Materiały dodatkowe” wewnątrz tego projektu.

Jeśli oryginalne zadanie należało do projektu współdzielonego przez Ciebie z innymi osobami, to wszystkie utworzone w nowym projekcie zadania będą oddelegowane “Komukolwiek”.

Jeżeli oryginalne zadanie należało do Twojego prywatnego projektu, to nowy projekt również będzie oznaczony jako prywatny. Wszystkie punkty z list kontrolnych, które zostały przekształcone w zadania zostaną oddelegowane Tobie, natomiast zadania z “Materiałów dodatkowych” będą oddelegowane “Komukolwiek”.

Oryginalne zadanie zostanie oznaczone jako porzucone. W każdej chwili możesz je przywrócić, przechodząc do oryginalnego projektu.

Jak oznaczyć zadanie jako ukończone?

Kiedy skończysz pracę nad zadaniem, możesz z nim zrobić parę rzeczy.

Zakończyć zadanie

Możesz je oznaczyć jako ukończone. W tym celu kliknij w kółko po lewej stronie nazwy zadania, które chcesz ukończyć.

Ukończone zadania zostają skreślone z listy, a po zmianie widoku trafiają do sekcji „Ukończone dzisiaj”, która znajduje się na dole listy zadań.

Po godz. 3:00 zostaną zarchiwizowane i znikną z Twojej listy. W każdej chwili możesz je jednak przejrzeć – wystarczy, że naciśniesz przycisk “…” przy nazwie widoku i wybierzesz “Pokaż zakończone”.

Porzucić zadanie

Gdy zadanie nie jest ukończone, ale już go nie potrzebujesz, to możesz je po prostu porzucić. W ten sposób nie będzie się już wyświetlać na Twojej liście zadań. Pamiętaj: nie musisz kasować zadań! Nigdy nie wiadomo, czy nie przyda Ci się jeszcze kiedyś w przyszłości. Zawsze możesz powrócić do porzuconego zadania, a skasowanego już się nie da przywrócić.

Aby wybrać tę opcję, otwórz zadanie i naciśnij ikonkę “…”. Następnie wybierz opcję “Porzuć”. Porzucone zadania zostają skreślone z listy, a po zmianie widoku trafiają do sekcji “Porzucone dzisiaj” widocznej na dole listy zadań.

Skasować zadanie

Jeśli natomiast masz 100% pewność, że nie potrzebujesz już danego zadania, to możesz je skasować. Aby to zrobić, otwórz zadanie, naciśnij ikonkę “…” w prawym górnym rogu i wybierz opcję “Usuń”.

Pamiętaj, że usunięcie zadania jest nieodwracalne i nie będzie możliwe odzyskanie go.

Zwróć uwagę, że aby usunąć zadanie, musisz mieć prawa właściciela lub administratora zespołu albo być menedżerem projektu. W projektach, w których nie masz żadnych przywilejów możesz usuwać swoje zadania w ciągu 5 minut od momentu ich utworzenia.

Funkcja przeciągnij i upuść

W Nozbe możesz przeciągać obrazki lub zrzuty ekranu do poszczególnych komentarzy i tworzyć w ten sposób załączniki.

Jeśli przeciągniesz i upuścisz plik na głównym ekranie projektu, stworzysz w nim zadanie z załączonym plikiem.

Pamietaj, że ten mechanizm działa tylko w aplikacji przeglądarkowej i desktopowej.

Jak stworzyć zadania zależne w Nozbe

Czasami wykonanie danego zadania może zależeć od innych, które muszą zostać ukończone wcześniej. Tu pokażemy Ci sprytny sposób tworzenia takich “łańcuchów” zadań, używając do tego linków do zadań.

Czym jest zależność zadań?

Jest to związek między dwoma różnymi zadaniami, które wymagają wykonania w określonej kolejności. Przykładowo, nie możemy wysłać oferty do naszego klienta, jeśli nasz współpracownik jej zawczasu nie przygotował.

Używanie linków do zadań do tworzenia zależności

Można pokazać związki między zadaniami poprzez linki do zadań w komentarzach.

Taki link to unikalne hiperłącze, które pozwala na szybki dostęp do zadania. Aby skopiować link do Twojego zadania, kliknij na “…” w widoku szczegółów zadania i wybierz “Kopiuj link do zadania”. Kiedy wkleisz ten link w komentarzu, zostanie on przekształcony w hiperłącze pokazujące nazwę podlinkowanego zadania:

Gdy ktoś na nie kliknie, aplikacja przeniesie ich do tego konkretnego zadania, gdzie będą mogli zobaczyć jego szczegóły i stopień zaawansowania pracy. Zadziała to także wtedy, gdy zadanie należy do innego projektu.

Gdy podlinkowane zadanie zostanie ukończone, link w komentarzu zostanie automatycznie przekreślony:

Tworzenie łańcuchów zadań

Dzięki linkom do zadań w komentarzach możesz stworzyć listę zadań zależnych. Dzięki temu, w łatwy sposób można śledzić postęp prac - nawet jeśli wymagają wykonania w określonej kolejności licznych zadań znajdujących się w różnych projektach.

Aby zacząć, stwórz zadanie, w którym będziesz śledzić postępy. Dodaj do niego w komentarzu wszystkie linki do odpowiednich zadań, np. w formie listy kontrolnej:

W każdej chwili możesz sprawdzić postępy zadań na tej liście, otwierając to konkretne zadanie. Wówczas szybko zobaczysz, co jeszcze trzeba zrobić.

Możesz także dodać przypomnienie dla siebie w tym zadaniu. W ten sposób nie zapomnisz o sprawdzeniu, co się zmieniło i jak przebiegają prace.

Chcesz dać znać osobie odpowiedzialnej za kolejne zadanie na liście, że może zacząć nad nim pracować? Po prostu kliknij w hiperłącze, by przenieść się do tego zadania i wspomnij tę osobę w komentarzu.

Krótkie wideo: dlaczego linki do zadań są przydatne?