Projekte

So erstellen Sie ein Projekt

Es ist sehr einfach, in Nozbe ein neues Projekt zu erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche “+” im Abschnitt “Projekte denen ich folge” auf der linken Seite, um das Formular für die Projekteinrichtung zu öffnen.

Sie können auch auf die Schaltfläche “Alle” in der Liste der gefolgten Projekte tippen, die Liste “Alle” im Menü auf der linken Seite öffnen und auf das Symbol “+” neben dem Abschnitt “Aktive Projekte” tippen, um auf diese Weise ein Projekt zu erstellen.

Aber das ist noch nicht alles. Sie können auch eine Aufgabe öffnen, auf ihr Projektattribut tippen und direkt dort ein neues Projekt erstellen.

Wenn Sie ein Projekt erstellen, können Sie auf “Weitere Optionen” tippen, um weitere Details zu Ihrem Projekt anzugeben. Hier können Sie einen Projektzweck hinzufügen, das Projekt anhand einer Vorlage erstellen, seine Farbe festlegen oder die Gruppen bestimmen, zu denen es gehören soll.

Neue Projekte sind standardmäßig für jeden in Ihrem Team sichtbar sind. So können Sie sofort mit der Arbeit daran beginnen und Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Andere Teammitglieder können den Namen eines offenen Projekts bearbeiten, seinen Zweck ändern oder es als erledigt markieren.

Natürlich können Sie auch ein Projekt erstellen und nur ausgewählte Personen von Ihrem Team zu diesem Projekt einladen, indem Sie auf “Ausgewählte Personen” klicken, während Sie das Projekt erstellen. Ihre Teamprojekte werden mit einem “Punkt” gekennzeichnet, die Projekte nur auf Einladung mit einem “Ring”; die Projekte mit eingeschränktem Zugriffsrecht haben ein Schloss neben deren Namen. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur für Premium-Benutzer verfügbar ist.

Projektdetails

Geben Sie einen Projektnamen ein und tippen Sie auf das “…” Symbol neben den Namen oben in der Leiste. In der Drop-down-Liste erscheinen verschiedene Möglichkeiten:

1. Verwalten: Verwenden Sie diese Option, um die Details des Projekts zu ändern

• Allgemein: Ändern Sie den Namen und legen Sie den Zweck fest - sehr nützlich, besonders bei gemeinsamen Projekten

• Farbe: Verwenden Sie eine Farbe, um Ihr Projekt hervorzuheben.

💡HINWEIS: Sie können die vorgeschlagene Teamfarbe für Ihre Projekte verwenden. Sie können in den Projekteinstellungen frei zwischen Ihrer Farbe und der vorgeschlagenen Farbe hin- und herschalten. Die Teamfarbe wird automatisch für jedes neue Projekt eingestellt. Sie kann dann nur von Managern geändert werden.

• Mitglieder: Tippen Sie darauf, um die Liste der Benutzer anzuzeigen, mit denen Sie dieses Projekt teilen. Hier können Sie auch den Status des Projekts von “offen” auf “nur mit Einladung” ändern oder ein anderes Team zur Zusammenarbeit einladen.

• Ein Projekt mit einem anderen Team teilen: Sie können dies tun, indem Sie die E-Mail-Adresse des Besitzers oder Administrators eines anderen Teams angeben

• Gruppen: Sie können überprüfen, welche Gruppen Zugang zu diesem Projekt haben.

• Projekt beenden: Damit können Sie Ihr Projekt als abgeschlossen markieren.

2. Folgen: Markieren Sie ein Projekt als gefolgt, um Aktualisierungen in den Aktivitäten zu erhalten und einen schnellen Zugriff auf das Projekt in der linken Seitenleiste zu haben.
3. Favorisieren: Markieren Sie Ihr Projekt als Favorit, damit es in der Liste auf der rechten Seite ganz oben angezeigt wird.
4. Abschnitt hinzufügen: Sie können Ihr Projekt in verschiedene Abschnitte unterteilen. Dies ist hilfreich, wenn Ihr Projekt größer und komplexer wird.
5. Alle erledigten Aufgaben anzeigen: Hier können Sie die erledigten Aufgaben sehen.
6. Aufgaben auswählen: Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig auswählen und sie bearbeiten.
7. Link zur Aufgabenliste kopieren: Sie können einen Link zu Ihrer Aufgabenliste erstellen.
8. Klonen: Sie können eine Kopie des Projekts, seiner Abschnitte und der aktiven Aufgaben erstellen.
9. Vorlage erstellen: Erstellen Sie eine Vorlage auf der Grundlage dieses Projekts, um wiederkehrende Vorgänge einfach zu verwalten.
10. Aufgaben per E-Mail hinzufügen: Sie finden die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts, an die Sie Aufgaben über Ihr E-Mail-Programm senden können.
11. Export nach CSV: erstellt eine CSV-Datei mit Informationen über die Aufgaben, die derzeit in der Aufgabenliste des Projekts angezeigt werden.

Projektmanager

Wenn Sie ein Projekt erstellen, werden Sie automatisch dessen Manager.

Als Manager können Sie das Projekt von einem offenen Projekt in ein Projekt nur für Eingeladene umwandeln und andersherum.

In einem Projekt, das nur für Eingeladene zugänglich ist, können Sie neue Personen hinzufügen oder sie aus dem Projekt entfernen. Sie können auch den Namen des Projekts bearbeiten.

Wenn Sie ein Projekt verlassen möchten und derzeit der einzige Projektleiter sind, müssen Sie die Rechte des Projektleiters zunächst an eine andere Person vergeben. Erst dann kann der neue Manager den vorherigen Manager aus dem Projekt entfernen.

Wenn ein Manager ein Projekt verlässt und der Teamadministrator Mitglied des Projekts ist, kann der Teamadministrator ein neuer Projektmanager werden.

Abschnitte

Manchmal haben Aufgaben in einem Projekt verschiedene Ziele, besonders dann, wenn ein Projekt umfangreich und kompliziert ist. Um Ihren Arbeitsumfang übersichtlich zu halten, sollten Sie daher die Projektabschnitte nutzen! Stellen Sie Ihre Aufgaben unter verschiedenen Abschnitten ein, um einen besseren Überblick über Ihr Projekt zu haben.

So erstellen Sie einen Projektabschnitt

Um einen neuen Abschnitt zu erstellen, tippen Sie auf das “…” Symbol neben dem Projektnamen, dann auf ‘Abschnitt hinzufügen’.

So fügen Sie Ihre Aufgaben zu bestimmten Abschnitten hinzu

Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, können Sie ein “+"-Symbol in einem bestimmten Abschnitt auswählen um sicherzustellen, dass die neue Aufgabe direkt dort hinzugefügt wird.

Sie können auch alle Aufgaben zwischen den Abschnitten in einem Projekt ziehen und ablegen.

Abschnittsreihenfolge ändern

Verwenden Sie die Drag and Drop Funktion, um den Abschnitt nach oben oder unten zu verschieben.

Abschnitte klonen

Manchmal müssen Sie einen ganzen Abschnitt mit allen darin enthaltenen Aufgaben und deren Parametern duplizieren. Mit Nozbe können Sie dies tun.

Um einen Abschnitt zu klonen, tippen Sie auf das Symbol “…” neben dem Namen des Abschnitts und wählen Sie “Klonen”.

Nun können Sie den Klon einrichten: Ändern Sie den Namen oder wählen Sie das Projekt, dem Sie ihn hinzufügen möchten. Sie können wählen, ob Sie sowohl aktive als auch abgeschlossene Aufgaben klonen möchten oder nur die aktiven Aufgaben. Sie können auch entscheiden, ob alle Kommentare geklont werden sollen, oder nur die angehefteten.

Bestätigen Sie das Klonen des Abschnitts, indem Sie auf die Schaltfläche “Klonen” klicken.

Bitte beachten Sie, dass Sie der Autor aller Aufgaben und Kommentare in dem von Ihnen erstellten Abschnittsklon werden.

Wie man einen Abschnitt in ein Projekt umwandelt

Wenn ein Abschnitt zu komplex wird oder die Anzahl der Aufgaben darin zu groß wird, können Sie ihn in ein Projekt umwandeln.

Navigieren Sie dazu zu dem Abschnitt und klicken Sie auf das Symbol “…” neben seinem Namen. Klicken Sie auf die Schaltfläche “In ein Projekt umwandeln” und bestätigen Sie Ihre Wahl.

Wie der Abschnitt konvertiert wird

Wenn Sie einen Abschnitt in ein Projekt umwandeln, erstellt Nozbe ein neues Projekt mit demselben Namen wie der ursprüngliche Abschnitt.

Alle aktiven Aufgaben aus dem ursprünglichen Abschnitt werden in das neue Projekt verschoben, zusammen mit allen Kommentaren, die zu ihnen hinzugefügt wurden. Abgeschlossene Aufgaben aus diesem Abschnitt werden nicht übertragen.

Wenn der ursprüngliche Abschnitt zu einem Projekt gehörte, das Sie mit anderen Personen geteilt haben, wird das neue Projekt auch mit diesen geteilt. Alle Aufgaben, die aus dem ursprünglichen Abschnitt übertragen werden, behalten ihre Delegationseinstellungen.

Wenn der ursprüngliche Abschnitt zu Ihrem privaten Projekt gehörte, wird das neue Projekt ebenfalls als privat markiert.

Nozbe archiviert den ursprünglichen Abschnitt und alle erledigten Aufgaben darin. Sie können diesen Bereich jederzeit wiederherstellen.

Abschnitte archivieren und löschen

Wenn Sie einen bestimmten Abschnitt nicht mehr benötigen, tippen Sie auf das “…” neben seinen Namen und wählen Sie die Option “Archivieren”, um ihn in das Archiv von Nozbe zu verschieben. Sie werden es in Ihrem Projekt nicht mehr sehen.

Um den archivierten Abschnitt wiederherzustellen, müssen Sie zuerst auf das “…” Symbol neben den Namen des Projekts tippen und “Alle beendeten anzeigen” auswählen. Sie sehen Ihren archivierten Abschnitt in der Liste - tippen Sie auf seinen Namen und wählen Sie “Wiederherstellen”.

Sobald der Abschnitt archiviert ist, können Sie ihn dauerhaft löschen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie es nicht mehr benötigen. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Zusammenklappbare Abschnitte

Sie können auch Aufgaben aus Abschnitten ausblenden, indem Sie sie einklappen:

Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie sich auf die Aufgaben eines bestimmten Abschnitts konzentrieren möchten.

Gefolgte und Favoriten-Projekte

Erstellt ein Teammitglied ein neues Projekt, erscheint es in der Aktivität-Ansicht der anderen Teammitglieder.

Ist ein Projekt für Sie wichtig und Sie möchten über die Änderungen auf dem Laufenden sein, sollten Sie dem Projekt folgen. Tippen Sie dafür auf den Namen des neu erstellten Projekts in Aktivität und klicken Sie auf ‘Folgen’. Jetzt sehen Sie neue Kommentare in den Aufgaben von diesem Projekt in Ihrer “Aktivität”. Sie können auch leicht direkt von der Seitenleiste links auf die Projekte denen Sie folgen zugreifen.

Kennzeichnen Sie die wichtigsten Projekte als Ihre Favoriten. Sie werden in der Seitenleiste (direkt über der Liste der Projekte denen Sie folgen) in einem eigenen Abschnitt angezeigt und Sie können leicht auf sie zugreifen.

Alle Projekte

Direkt unter der Überschrift “Verfolgte Projekte” sehen Sie die Liste aller Projekte, denen Sie folgen. Wenn Sie die Liste aller Projekte sehen möchten, auf die Sie Zugriff haben (auch die, denen Sie nicht folgen), tippen Sie auf die Schaltfläche “Alle” neben dieser Überschrift.

Wenn jemand Sie in einer Aufgabe aus einem Projekt erwähnt, das Sie nicht folgen, wird die Aufgabe in Ihren Eingehend angezeigt. Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktiviert haben, werden Sie auch über diese Aufgabe benachrichtigt. Außerdem sehen Sie diese Aufgabe immer dann in Ihrer Aktivität, wenn neue Kommentare hinzugefügt werden. Sie können der Aufgabe natürlich jederzeit wieder folgen.

Projekte gruppieren

Sie können Projekte auch verwalten und in Gruppen zusammenfassen. Dies ist eine nützliche Funktion für Benutzer, die viele Projekte haben und diese effektiver verwalten möchten. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine Premium-Funktion handelt und diese daher nicht in kostenlosen Konten verfügbar ist.

So erstellen Sie eine Projektgruppe

Tippen Sie auf die Schaltfläche “Alle” neben Ihren “Projekte denen ich folge”, um alle in Nozbe erstellten Projekte auf die Sie Zugriiff haben anzuzeigen. Wenn Sie sich in dieser Ansicht befinden, tippen Sie auf die Registerkarte “Gruppen” und dann auf die Schaltfläche “Neue Gruppe erstellen”.

Datenschutz einer Projektgruppe

Jetzt können Sie die Gruppe benennen und auswählen, wer sie sehen kann. Teamadministratoren können wählen, ob die Gruppe für alle sichtbar sein soll oder ob sie privat bleiben soll. Ein Teammitglied kann auch eine eigene Projektgruppe erstellen, die auch nur für ihm angezeigt wird.

Projekte auswählen, die zu Ihrer Projektgruppe gehören

Wenn Sie auf “Projekte verwalten” tippen, können Sie die Projekte hinzufügen, die Sie in dieser Gruppe haben möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “Erstellen” und Sie sehen Ihre Projektgruppe in der Liste.

Sie können ein Projekt auch mehreren verschiedenen Gruppen hinzufügen. Tippen Sie einfach auf ein Projekt und öffnen Sie sein Menü ( “…” Symbol). Tippen Sie dann auf die Option „Gruppen“ und wählen Sie die Gruppen für Ihr Projekt aus. Tippen Sie zur Bestätigung auf “Fertig”, und das war’s. Ihr Projekt gehört zu allen Gruppen, die Sie ausgewählt haben.

Ändern Sie die Parameter der Projektgruppe

Sie können die Parameter der Gruppe natürlich jederzeit ändern. Tippen Sie einfach auf das “…” Symbol neben dem Namen der Gruppe. Sie können der Gruppe hinzugefügte Projekte verwalten, umbenennen, alle abgeschlossenen Aufgaben in der Gruppe anzeigen lassen oder löschen. Keine Sorge - beim Löschen einer Gruppe werden die ihr hinzugefügten Projekte nicht gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass nur der Administrator oder der Eigentümer des Teams Änderungen an den für alle im Team sichtbaren Projektgruppen vornehmen kann.

Projekte mit einem anderen Team teilen

Sie können Projekte auch mit anderen Teams teilen. Wenn Sie an einem Projekt mit Benutzern aus einem anderen Team zusammenarbeiten möchten, gehen Sie einfach zum Projekt, öffnen Sie seine Einstellungen durchs Tippen auf das “…” Symbol und wählen Sie “Projekt mit einem anderen Team teilen”.

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Besitzers oder Administrators des anderen Teams ein und bestätigen Sie.

Das Projekt wird freigegeben und für das andere Team sichtbar, sobald dieses die Einladung akzeptiert.

Jedes Projekt kann geteilt werden. Sobald ein Teamprojekt mit einem anderen Team geteilt wird, wird es in ein Projekt mit eingeschränktem Zugang umgewandelt.

Sie können auch Personen ohne Nozbe Konto eine Einladung zu einem Projekt senden. Diese erhalten eine E-Mail mit einem darin enthaltenen Aktivierungslink. Wenn sie dem folgen, können sie ein Konto einrichten.

Sie können eine Einladung zu einem gemeinsamen Projekt widerrufen, bevor das andere Team sie annimmt. Sobald das eingeladene Team die Einladung annimmt, können Sie ihm den Zugriff auf das Projekt nicht mehr entziehen. Allerdings können Sie das Projekt beenden.

Gemeinsame Projekte sind nur als Nozbe Premium-Funktion verfügbar – das einladende Team muss Premium sein, das annehmende Team kann ein kostenloses Team sein.

So klonen Sie ein Projekt

Um ein Projekt zu klonen, öffnen Sie das zu kopierende Projekt, tippen Sie auf die drei Punkte neben dem Projektnamen und wählen Sie die Option “Klonen”.

Die App kopiert die Attribute, Abschnitte und Aufgaben des Projekts. Aufgabenattribute (wie Fälligkeitsdaten, Tags, Verantwortliche Person usw.) werden ebenfalls geklont.

Sie können wählen, ob Sie sowohl aktive als auch abgeschlossene Aufgaben oder nur aktive Aufgaben klonen möchten. Bei den Kommentaren können Sie entscheiden, ob alle Kommentare oder nur die angehefteten Kommentare geklont werden sollen.

Den Link zum ursprünglichen Projekt finden Sie in der Beschreibung des geklonten Projekts.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der geklonten Instanz des Projekts der Autor der gesamten Kopie werden.

Sie können ein Projekt auch in ein anderes Team klonen. Das ist eine gute Option, wenn Sie mehrere Teams verwalten und Projekte mit ähnlichen Schritten einrichten müssen.

Tippen Sie einfach auf das “…” Symbol neben dem Projektnament > Klonen > und wählen Sie das Team aus, in das Sie dieses Projekt klonen möchten:

So entfernen Sie eine Personen von einem Projekt oder ändern Sie dessen Role im diesem

Wenn Sie eine Person von einem Projekt mit eingeschränktem Zugriffsrecht entfernen möchten, klicken Sie auf das “…” Symbol neben dem Projektnamen und wählen Sie “Bearbeiten”. Gehen Sie nun zum Abschnitt “Mitglieder”. Klicken Sie auf die Schaltfläche “>” neben dem Namen der Person, die Sie entfernen möchten.

In dieser Ansicht können Sie diese Person vom Projekt entfernen. Klicken Sie hierfür auf “Aus dem Projekt entfernen”. Speichern Sie die Änderunen und klicken Sie dann wieder auf “Bestätigen”.

In derselben Ansicht können Sie auch einen Managerstatus vergeben. Als Manager können Sie ein Projekt beenden oder neue Benutzer hinzufügen/entfernen.

Wie archiviere ich ein Projekt?

Um ein Projekt zu archivieren, müssen Sie es beenden. Öffnen Sie das Projekt, klicken Sie auf das “…” neben dem Namen und wählen Sie “Verwalten”. Tippen Sie auf den Abschnitt “Projekt beenden”. Bestätigen Sie das Beenden des Projekts.

Ihr Projekt wird nun archiviert. Sein Name wird als durchgestrichen angezeigt, und es verschwindet aus der Liste der aktiven Projekte. Es erscheint auch nicht mehr in der Liste der gefolgten Projekte derjenigen, die es gefolgt haben. Die Informationen über die Beendigung des Projekts werden auch in der Aktivitätsansicht aller Personen angezeigt, die Zugriff auf das Projekt haben.

Wiederherstellen eines Projekts

Sie können ein Projekt wiederherstellen, indem Sie auf die Liste Alle Projekte gehen. Um ein Projekt wiederherzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Alle” neben dem Abschnitt “Verfolgte Projekte” im linken Bereich und dann auf das Symbol “…”. Wählen Sie die Option “Beendete anzeigen”. Suchen Sie das Projekt, das Sie wiederherstellen möchten, und tippen Sie es an. Klicken Sie nun auf das “…"-Symbol neben dem Namen, wählen Sie “Verwalten” und dann “Wiederherstellen”. Bestätigen Sie Ihre Wahl.

Ihr Projekt und alle darin enthaltenen Aufgaben werden wiederhergestellt.

Löschen eines Projekts

Sie können ein Projekt erst löschen, nachdem Sie es beendet haben.

Sobald Sie ein Projekt beendet haben, klicken Sie erneut auf das “…"-Symbol neben dem Projektnamen, wählen Sie “Verwalten” und dann “Löschen”. Sie werden aufgefordert, den Namen des Projekts einzugeben - dies ist ein zusätzlicher Schritt, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Projekt löschen.

Bitte beachten Sie, dass Sie ein einmal gelöschtes Projekt nicht wiederherstellen können. Deshalb empfehlen wir, Ihre Projekte zu beenden, anstatt sie aus unserer Datenbank zu entfernen.