Proyectos
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Cómo crear un proyecto
Es muy fácil crear un nuevo proyecto en Nozbe. Para hacerlo, presiona el botón “Agregar nuevo proyecto” visible en la sección “Proyectos seguidos” en el panel izquierdo para abrir el formulario de configuración del proyecto.
También puedes tocar el botón “Todos” en la lista de Proyectos seguidos, abrir la lista Todos proyectos en el menú del lado izquierdo y tocar el icono “+” junto a la sección “Proyectos activos” para crear un proyecto de esta manera.
Pero eso no es todo. También puedes abrir una tarea, tocar su atributo de proyecto y crear un nuevo proyecto directamente allí.
Al crear un proyecto, puedes tocar “Más opciones” para especificar detalles adicionales de tu proyecto. Aquí puedes agregar un objetivo de proyecto, crear el proyecto a partir de una plantilla, establecer su color o especificar los grupos a los que pertenecerá.
Por defecto, los nuevos proyectos están abiertos. Esto significa que son visibles para cualquier miembro de tu equipo. Gracias a ello, puedes comenzar a trabajar en ellos de inmediato y asignar tareas a los miembros de tu equipo. Otros miembros del equipo pueden editar el nombre de un proyecto abierto, cambiar su objetivo o marcarlo como terminado.
Por supuesto, puedes crear un proyecto privado o invitar a personas seleccionadas a un proyecto eligiendo la opción “Usuarios invitados” al configurarlo. Los proyectos de tu equipo se marcarán con un “punto”, los proyectos solo por invitación con un “anillo” y los proyectos personales tendrán un icono de candado junto a sus nombres. Ten en cuenta que esta opción está disponible solo para usuarios Premium.
Detalles del proyecto
Abre un proyecto y toca los tres puntos junto al nombre del proyecto en la barra superior. Verás las distintas opciones en la lista desplegable:
- Gestionar: úsalo para cambiar los detalles de este proyecto
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General: cambia el nombre del proyecto y define el objetivo - muy útil, especialmente en proyectos compartidos.
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Color: utiliza un color para resaltar tu proyecto
💡 NOTA: Puedes usar el color sugerido de tu equipo para tus proyectos. Puedes alternar libremente entre tu color y el color sugerido dentro de los ajustes del proyecto. El color del equipo se define automáticamente para cada nuevo proyecto y puede ser cambiado solo por los gestores.
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Miembros: tócalo para ver la lista de usuarios con los que compartes este proyecto. Aquí también puedes agregar nuevos usuarios a este proyecto
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Compartir proyecto con otro equipo: puedes hacerlo proporcionando la dirección de correo electrónico del propietario o administrador de otro equipo
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Grupos: puedes comprobar cuáles de tus grupos tienen acceso a este proyecto
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Acabar proyecto: utilízalo para marcar tu proyecto como terminado
- Seguir: los proyectos que sigues se muestran de primero en la barra lateral de la izquierda
- Favorito: marca tu proyecto como favorito para verlo en la parte superior de la lista a la derecha.
- Añadir sección: puedes dividir tu proyecto en distintas secciones. Es útil cuando tu proyecto se va haciendo más grande y complejo
- Mostrar todo completado: te permitirá ver las tareas completadas
- Seleccionar tareas: puedes elegir varias tareas a la vez y editarlas.
- Copiar enlace de lista: puedes generar un enlace a tu lista de tareas
- Clonar: puedes crear una copia del proyecto, tus secciones y tareas activas.
- Crear plantilla: crea una plantilla basada en ese proyecto para administrar fácilmente los procedimientos recurrentes.
- Añadir tareas por e-mail: encontrarás la dirección email única del proyecto que puedes usar para enviar tareas por correo electrónico
- Exportar a CSV: cree un archivo CSV que contenga información sobre las tareas que se muestran actualmente en la lista de tareas dentro de ese proyecto.
Gestores de Proyecto
Cuando creas un proyecto, automáticamente te conviertes en su gestor.
Como gestor, puedes cambiar el proyecto de abierto a solo para invitados y viceversa.
En un proyecto solo por invitación, puedes agregar nuevas personas o eliminarlas de ese proyecto. También puedes editar el nombre de ese proyecto.
Ten en cuenta que si deseas abandonar un proyecto y actualmente eres su único gestor, primero es necesario otorgar permisos de gestor a otra persona. Solo entonces, el nuevo gestor podrá eliminar al gestor anterior del proyecto.
Si un gestor abandona un proyecto y el administrador del equipo es miembro de él, el administrador del equipo puede convertirse en un nuevo gestor de proyectos.
Secciones
A veces, las tareas de un proyecto sirven para diferentes propósitos, especialmente cuando un proyecto es extenso y complicado. Entonces, para mantener tu carga de trabajo en orden, ¡usa secciones de proyectos! Coloca tus tareas en varias secciones para organizar fácilmente tu proyecto.
Cómo crear la sección de un proyecto
Para crear una nueva sección, toca el ícono “…” al lado del nombre del proyecto y selecciona “Añadir sección”.
Cómo agregar tareas a secciones específicas
Al crear una nueva tarea, puedes usar el ícono “+” en una sección específica para asegurarte de que la nueva tarea se agregará allí mismo.
También puedes arrastrar y soltar todas las tareas entre las secciones de un proyecto.
Cambiar el orden de las secciones
Usa la opción de arrastrar y soltar para mover la sección hacia arriba o hacia abajo.
Clonar secciones
A veces, puede que necesites duplicar una sección completa con todas las tareas dentro de ella y sus parámetros. Nozbe te permite hacerlo.
Para clonar una sección, toca el ícono “…” al lado del nombre de la sección y elige “Clonar”.
Ahora puedes configurar el clon: cambiar su nombre o definir a qué proyecto te gustaría agregarlo. Puedes optar por clonar tareas activas y completadas, o solo las tareas activas. También puedes decidir si se deben clonar todos los comentarios o solo los anclados.
Confirma la clonación de la sección presionando el botón “Clonar”.
Ten en cuenta que te convertirás en el autor de todas las tareas y comentarios en el clon de sección que crees.
Archivar y eliminar secciones
Si ya no necesitas una sección en particular, toca el ícono “…” al lado de su nombre y elige la opción “Archivar” para moverla al archivo de Nozbe. Ya no la verás en tu proyecto.
Las tareas de una sección archivada permanecerán en el proyecto sin especificar una sección.
Para restaurar la sección archivada, primero debes tocar el ícono “…” junto al nombre del proyecto y elegir la opción “Mostrar todo completado”. Verás tu sección archivada en la lista: toca el ícono “…” junto a su nombre y elija “Restaurar” para recuperarla.
Una vez que la sección esté archivada, puedes eliminarla de forma permanente. Asegúrate de que ya no lo necesitarás; esta acción no se puede deshacer.
Secciones plegables
También puedes ocultar tareas de las secciones plegándolas:
Puede ser realmente útil si deseas tener un enfoque adicional en las tareas de una sección en particular.
Proyectos seguidos y favoritos
Si un miembro del equipo crea un proyecto nuevo, aparecerá en la vista Actividad de los demás miembros del equipo.
Si un proyecto es importante para ti y quieres estar al día de los cambios, entonces debes seguirlo. Pulsa en el nombre del proyecto que se acaba de crear en Actividad y elige «Seguir». A partir de ahora, verás nuevos comentarios añadidos a las tareas de este proyecto dentro de tu sección Actividad. También puedes acceder fácilmente a los proyectos seguidos directamente desde la barra lateral de la izquierda.
Marca los proyectos más importantes como tus favoritos. Se mostrarán en una sección separada en la barra lateral (justo encima de la lista de proyectos seguidos), y podrás acceder a ellos aún más fácilmente.
Todos proyectos
Debajo del encabezado «Proyecto» verás la lista de todos los proyectos que sigues. Si quieres ver la lista de todos los proyectos a los que has sido añadido (también los que no sigues), toca sobre este encabezado.
Cuando alguien te menciona en una tarea de un proyecto que no sigues, la tarea aparecerá en tus Entrantes. Si tienes habilitadas las notificaciones push, también se te notificará sobre esta tarea. También verás esa tarea en tu Actividad cada vez que se agreguen nuevos comentarios. Por supuesto, puedes dejar de seguir la tarea en cualquier momento.
Agrupar proyectos
También puedes administrar proyectos y combinarlos en grupos. Es una función útil para los usuarios que tienen muchos proyectos y desean administrarlos de manera más efectiva. Ten en cuenta que es una función Premium, por lo que no está disponible para equipos gratuitos.
Cómo crear un grupo de proyectos
Toca el botón “Todos” que se muestra junto a tus “Proyectos seguidos” para ver todos los proyectos a los que tienes acceso. Una vez que estés en esa vista, toca la pestaña “Grupos” y el botón “Crear nuevo grupo”.
Privacidad del grupo
Al crear un grupo, puedes seleccionar quién puede verlo. Los administradores del equipo pueden elegir si quieren que el grupo sea visible para todos o mantenerlo privado. Un miembro del equipo también puede crear un grupo de proyectos, pero solo el lo verá.
Elegir proyectos que pertenecen a tu grupo
Si seleccionas la opción “Gestionar proyectos”, podrás elegir los proyectos que deseas tener en ese grupo. Cuando termines, haz clic en “Crear” y verás tu grupo de proyectos en la lista.
También puedes agregar un proyecto a varios grupos diferentes. Simplemente ve a un proyecto y presiona el ícono “…” junto a su nombre, luego elige “Gestionar”. Luego toca la opción “Grupos” y elige los grupos para tu proyecto. Toca “Listo” para confirmar, y eso es todo. Tu proyecto pertenece a todos los grupos que has marcado.
Cambiar los parámetros del grupo
Por supuesto, puedes cambiar los parámetros del grupo en cualquier momento que desees. Simplemente toca el ícono “…” al lado del nombre del grupo. Puedes administrar los proyectos agregados al grupo, cambiarle el nombre, mostrar todas las tareas completadas o eliminarlo. No te preocupes: eliminar un grupo no eliminará los proyectos que le pertenecen.
Ten en cuenta que solo el administrador o el propietario pueden modificar los grupos públicos.
Proyectos compartidos
Puedes compartir proyectos también con otros equipos. Si deseas colaborar en un proyecto con usuarios de un equipo diferente, abre el proyecto, luego presiona el ícono “…” junto a su nombre. Toca “Gestionar” y ve a la sección “Compartir proyecto con otro equipo”.
Escribe la dirección de correo electrónico del propietario o administrador de otro equipo y confirma.
El proyecto se compartirá y será visible para el otro equipo una vez que acepten la invitación por su parte.
Cada proyecto puede ser compartido. Una vez que un proyecto de equipo se comparte con otro equipo, se cambia a un proyecto de acceso limitado.
También puedes enviar una invitación a un proyecto a alguien que aún no usa Nozbe. Recibirán un correo electrónico con un enlace de activación. Si siguen ese enlace, podrán configurar un equipo en Nozbe y acceder al proyecto.
Puedes cancelar una invitación a un proyecto compartido antes de que el otro equipo la acepte. Una vez que el equipo invitado acepte la invitación, no podrá revocar su acceso a ella. Sin embargo, podrá finalizar ese proyecto.
Los proyectos compartidos están disponibles solo como una función Premium de Nozbe: el equipo que invita debe ser Premium, el equipo que acepta puede ser un equipo Premium o gratuito.
Cómo clonar un proyecto
Para clonar un proyecto, abre el que deseas copiar, toca los tres puntos junto al nombre del proyecto y elige la opción “Clonar”.
La aplicación copiará los atributos, las secciones y las tareas del proyecto. Los atributos de las tareas (como plazos, tags, responsable, etc.) también se clonarán.
Puedes elegir si deseas clonar tareas activas y completadas, o solo tareas activas. En cuanto a los comentarios, puedes decidir si se deben clonar todos los comentarios o solo los comentarios anclados.
Encontrarás el enlace al proyecto original en la descripción del proyecto clonado.
Ten en cuenta que te convertirás en el autor de la copia completa si clonas un proyecto, incluidas todas las tareas y comentarios que contiene.
También puedes clonar un proyecto a un equipo diferente. Es una excelente opción si administras varios equipos y tienes que configurar proyectos para procedimientos con pasos similares.
Simplemente toca “…” junto al nombre de un proyecto > Clonar > selecciona el equipo al que deseas clonar este proyecto:
¿Cómo cambiar el rol o eliminar a alguien del proyecto?
Si deseas eliminar a una persona de un proyecto solo por invitación, toca el icono “…” junto al nombre del proyecto y elige “Gestionar”. Ahora ve a la sección “Miembros”. Presiona el botón “>” junto al nombre de la persona que deseas eliminar.
En esta vista, puedes cambiar la configuración de acceso de las personas en este proyecto. Utiliza la opción “Eliminar del proyecto”. Guarda los cambios con el botón “Listo” y confirma tu elección presionando el botón “Confirmar”.
En la misma vista, también puedes otorgar a alguien el estado de Gestor. Un gestor puede cambiar el nombre de un proyecto, así como agregar nuevos usuarios al proyecto o eliminarlos.
Cómo archivar un proyecto
Para archivar un proyecto, debes acabarlo. Abre el proyecto, luego presiona “…” junto a su nombre y elige “Gestionar”. Toca la sección “Acabar proyecto”. Confirma la finalización del proyecto.
Tu proyecto ahora estará archivado. Su nombre se mostrará tachado y desaparecerá de la lista de Proyectos activos. Tampoco volverá a aparecer en las listas de Proyectos seguidos de cualquiera que lo haya seguido. La información sobre la finalización de ese proyecto también se mostrará en la vista Actividad de todas las personas que tengan acceso a él.
Restaurar un proyecto
Si lo deseas, puedes restaurarlo yendo a la lista Todos proyectos.
Para restaurar un proyecto, presiona el botón “Todos” junto a la sección “Proyectos seguidos” en el panel izquierdo, luego presiona el ícono “…”. Selecciona la opción “Mostrar acabados”. Encuentra el proyecto que deseas restaurar y tócalo. Ahora presiona el ícono “…” junto a su nombre, elige “Gestionar” y selecciona “Restaurar”. Confirma tu elección.
Tu proyecto y todas las tareas dentro de él serán restaurados.
Borrar un proyecto
Puedes borrar un proyecto solo después de finalizarlo.
Una vez que acabes un proyecto, vuelve a presionar el ícono “…” junto a su nombre, elige “Gestionar” y selecciona “Borrar”. Se te pedirá que ingreses el nombre del proyecto; es un paso adicional para asegurarse de que estás eliminando el proyecto correcto.
Ten en cuenta que una vez que elimines un proyecto, no podrás recuperarlo. Es por eso que sugerimos acabar tus proyectos en lugar de eliminarlos de nuestra base de datos.
