Projektvorlagen

Warum sollte ich Vorlagen verwenden?

Projektvorlagen sind ein großartiges Hilfsmittel für die Projekte, die immer wieder die gleichen Schritte und Aufgaben erfordern, z. B. die Einführung eines neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen. Dank der Vorlage müssen Sie nicht alle Abläufe im Kopf behalten und brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass Sie versehentlich einen wichtigen Schritt im Prozess auslassen.

In Ihrer Vorlage können Sie Aufgaben bearbeiten und sie an Ihr Bereich delegieren. Sobald Sie ein Projekt erstellen, werden alle Parameter und Delegationen übertragen.

Wie kann ich eine neue Vorlage erstellen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, neue Vorlagen zu erstellen.

Von Grund auf: Öffnen Sie die Liste Ihrer Vorlagen und tippen Sie auf das + oben:

Sobald Sie alle Parameter festgelegt haben, tippen Sie auf Erstellen.

Aus einem bestehenden Projekt: Erstellen Sie eine Vorlage aus einem bereits bestehenden Projekt. Öffnen Sie dazu die Projekteinstellungen, ("…" neben dem Projektnament) tippen Sie auf die Schaltfläche “Vorlage erstellen”:

Sie können wählen, ob die Vorlage für alle Mitglieder Ihres Bereichs, nur für ausgewählte Benutzer sichtbar sein soll.

Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob die Vorlage sowohl aktive als auch abgeschlossene Aufgaben aus dem ursprünglichen Projekt enthalten soll oder nur die aktiven. Sie können auch wählen, ob die Vorlage alle Kommentare von Aufgaben im ursprünglichen Projekt oder nur die angehefteten enthalten soll.

Wenn Sie zu mehr als einem Bereich gehören, können Sie eine Vorlage, die auf einem Projekt aus Ihrem ersten Bereichddm basiert, dem zweiten Bereich hinzufügen.

Tippen Sie auf “Erstellen”, wenn Sie die Parameter für die Vorlage festgelegt haben.

So erstellen Sie ein Projekt aus einer Vorlage

Tippen Sie beim Erstellen eines neuen Projekts auf die Option “Aus Vorlage”:

Im Dropdown-Menü sehen Sie eine Liste aller Vorlagen. Wählen Sie eine aus und bestätigen Sie.

Sie können auch eine Vorlage eingeben, um direkt daraus ein neues Projekt zu erstellen:

Vorlagenmenü

Öffnen Sie die Vorglage und tippen Sie auf das “…” Symbol neben den Namen oben in der Leiste. In der Drop-down-Liste erscheinen verschiedene Möglichkeiten:

1. Verwalten: Verwenden Sie diese Option, um die Vorlagendetails zu ändern

• Allgemein: Ändern Sie den Namen und legen Sie den Zweck fest - dient als nützliche Beschreibung, insbesondere bei gemeinsamen Projekten, die aus einer Vorlage erstellt wurden. Hier können Sie auch Zeitattribute für Aufgaben in dieser Vorlage aktivieren: benötigte Zeit und aufgewendete Zeit

• Farbe: Verwenden Sie eine Farbe, um Ihr Projekt hervorzuheben.

💡Pro-Tipp Sie können eine vorgeschlagene Farbe für Ihre Vorlagen verwenden. Nur Sie können sie ändern. Die vorgeschlagene Farbe wird automatisch für jedes neue Projekt festgelegt, das mit der Vorlage erstellt wird. Wenn jemand ein Projekt aus dieser Vorlage erstellt, kann er die automatisch eingestellte vorgeschlagene Farbe belassen oder eine andere für sein Projekt wählen. Wenn Sie die zweite Option wählen, wirkt sich die vorgeschlagene Farbe der Vorlage nicht mehr auf die Farbe des neu erstellten Projekts aus, und der Projekteigentümer kann eine neue vorgeschlagene Farbe für sein Projekt wählen.

• Mitglieder: Tippen Sie darauf, um die Liste der Benutzer anzuzeigen, mit denen Sie diese Vorlage teilen. Hier können Sie auch den Status der Vorlage von “offen” auf “nur mit Einladung” ändern.

• Gruppen: Sie können auswählen, zu welchen Projektgruppen diese Vorlage gehören soll.

• Vorlage beenden: Damit können Sie Ihre Vorlage als abgeschlossen markieren.

2. Folgen: Folgen Sie der Vorlage, um Aktualisierungen in den Aktivitäten zu erhalten und einen schnellen Zugriff auf diese Vorlage in der linken Seitenleiste zu haben.
3. Favorisieren: Markieren Sie die Vorlage als Favorit, damit es in der Liste auf der rechten Seite ganz oben angezeigt wird.
4. Abschnitt hinzufügen: Sie können die Vorlagen in verschiedene Abschnitte unterteilen. Dies ist hilfreich, wenn die Vorlage größer und komplexer wird.
5. Alle erledigten Aufgaben anzeigen: Hier können Sie die erledigten Aufgaben sehen.
6. Aufgaben auswählen: Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig auswählen und sie bearbeiten.
7. Link zur Aufgabenliste kopieren: Sie können einen Link zu Ihrer Aufgabenliste erstellen.
8. Klonen: Sie können eine Kopie der Vorlage, seiner Abschnitte und der aktiven Aufgaben erstellen.
9. Aufgaben per E-Mail hinzufügen: Hier finden Sie die eindeutige E-Mail-Adresse der Vorlage, die Sie verwenden können, um ihr Aufgaben per E-Mail zu senden.
10. Export nach CSV: erstellt eine CSV-Datei mit Informationen über die Aufgaben, die derzeit in der Aufgabenliste des Projekts angezeigt werden.
11. Statistik: sehen Sie die Vorlagenstatistik.

💡 Tipp: Sie können auch die Statistiken einer ausgewählten Vorlage überprüfen, indem Sie auf die Anzahl der Aufgaben tippen, die neben ihrem Namen angezeigt wird. Die App zeigt Ihnen die Anzahl der abgeschlossenen und aktiven Aufgaben innerhalb dieser Vorlage sowie die für diese Aufgaben benötigte und aufgewendete Zeit an, mit einer Aufschlüsselung des Tempos für die letzten Tage, Wochen und Monate.

Fälligkeitsdaten in Projekten, die aus Vorlagen erstellt wurden

Die Termine, die Sie den Aufgaben in der Vorlage hinzufügen, sind relativ, nicht fest. Die Vorlage verwendet das heutige Datum als Ausgangspunkt für Fälligkeitsdaten, und Alle Fälligkeitsdaten von Aufgaben, die in einem vorlagenbasierten Projekt erstellt werden, beziehen sich auf das heutige Datum.

Heute ist zum Beispiel der 16. Februar, und wir setzen das Fälligkeitsdatum unserer Aufgabe in der Vorlage auf den 19. Februar. Nozbe merkt sich nun, dass in zukünftigen Projekten, die mit dieser Vorlage erstellt werden, diese Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum von 3 Tagen später erstellt werden sollte. Wenn wir am 1. März ein Projekt aus dieser Vorlage erstellen, wird das Fälligkeitsdatum in dieser Aufgabe auf den 4. März gesetzt.

Bezugsdatum

Standardmäßig ist das Bezugsdatum für die Fälligkeitsdaten von Aufgaben auf den heutigen Tag eingestellt. Sie können das Bezugsdatum auch für ein Projekt ändern, das Sie anhand einer Vorlage erstellen. Setzen Sie dazu bei der Erstellung eines Projekts aus einer Vorlage den Parameter “Bezugsdatum” auf ein beliebiges Datum:

Das Referenzdatum wird als Basis für die Fälligkeitsdaten der Aufgaben in dem Projekt verwendet, das Sie auf diese Weise erstellen.

Ein Beispiel: Heute ist der 16. Februar. Die Aufgabe in Ihrer Vorlage ist für “in 3 Tagen” vorgesehen. Wenn Sie das Referenzdatum auf den 20. Februar setzen, wird das Fälligkeitsdatum Ihrer Aufgabe im neu erstellten Projekt auf den 23. Februar festgelegt.

Wiederholungen in Vorlagen

Alle Wiederholungen, die Sie in einer Aufgabe innerhalb einer Vorlage festlegen, werden ebenfalls gespeichert. Wenn Sie ein Projekt aus einer solchen Vorlage erstellen, wird die Wiederholung der Aufgabe ab dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe in diesem neu erstellten Projekt gezählt.